Современные работодатели вынуждены считаться со стандартами work-life balance своих сотрудников, а офисное пространство организовывать так, чтобы человек не стремился лишний раз при возможности работать из дома удаленно.
Айгерим Инсенжулова, директор по работе с клиентами Catery, рассказывает, какие меры нужно предпринять работодателям, чтобы сотрудники эффективно и с удовольствием работали в офисе.
Располагайте сотрудников согласно их функциям и занятиям
По данным исследования 2018 года, проведенного при поддержке Harvard Business School, open space негативно сказываются на коммуникации сотрудников. Задуманные как пространства для быстрой работы, они оказались недостаточно эффективными.
В офисе имеет смысл завести помещение для временной работы, где могли бы объединяться проектные команды, а также выделить несколько мест для рабочих совещаний и неформального общения, чтобы не собирать толпу у кулера.
С этой точки зрения полезно организовать в офисе комнаты-фонбоксы для индивидуальной работы на одного или двух человек, где можно поговорить по телефону в рабочих или личных целях.
Мы стремимся обеспечить сотрудникам комфортные места и атмосферу. Наш офис поделен на просторные кабинеты, отдельно для каждого департамента. Там есть либо пуфики и кресла, либо диванчики, где можно отдохнуть или поработать. Также есть душ и переговорки.
Предусмотрите зону для отдыха и свободного времени
Не забывайте про work-life balance. По данным исследования рекрутинговой компании HAYS, комфортная рабочая среда становится основным нематериальным фактором при выборе работы для поколения Z.
Чтобы работа всех сотрудников была эффективной, в офисе необходимо предусмотреть зоны отдыха, куда можно отойти на пару минут, чтобы сделать паузу в работе и сменить обстановку, вместо того, чтобы идти на перекур. Еще лучше, если это будут зеленые зоны — зимний сад или диванчик в кустах посреди офиса.
У нас работают люди разных поколений — от 18 до 57 лет, но средний возраст по компании — 28 лет. Небольшая часть команды — не более 10% — находится на аутстаффе, большинство — работает в штаб-квартире. У нас в офисе есть два огромных балкона-веранды, летом там проводятся вечеринки и корпоративы, а зимой люди дышат свежим морозным воздухом. Также повсюду много растений, часть из которых сотрудники привозят из путешествий.
В некоторых компаниях, например, в Google, офисы оснащаются капсулами для сна, где работники при желании могут отдохнуть и восстановить силы.
Комнаты для медитации в тишине либо комнаты с диваном и телевизором, где сотрудники могут остаться наедине с творческими мыслями, также появляются и в московских компаниях.
Несмотря на то, что мы располагаемся внутри бизнес-центра, у нас предусмотрен отдельный вход. И все два этажа находятся в полном нашем распоряжении — никаких посторонних людей.
Мы стремимся к тому, чтобы у нас был стильный и эстетичный офис. Стены украшают несколько ярких, изготовленных на заказ картин-граффити. Также по всему офису расставлены элементы нашего фирменного стиля.
Ответственно подходите к вопросу офисного питания
Диетологи рекомендуют перекусывать чаще и меньшими порциями. Но это не значит, что можно есть что угодно. Шоколадки и снеки с чаем или несколько чашек кофе в день не повысят эффективность сотрудников.
Лучше иметь в офисе орехи, фрукты, например, бананы, которые положительно влияют на концентрацию внимания и поднимают настроение за счет выброса эндорфинов. Чай содержит вещества, повышающие работоспособность и позитивно воздействующие на мозг, оказывая бодрящий эффект.
А вот от сладких газировок, фастфуда, сухариков, чипсов и печенек лучше отказаться — эти продукты снижают выработку серотонина, из-за высокого содержания жиров требуют от организма много энергии на их переработку и только мешают концентрации внимания, снижая работоспособность.
Для российских компаний в меньшей степени характерен акцент на здоровом питании и индивидуальной непереносимости отдельных продуктов.
Большие компании стараются учитывать эти аспекты, даже когда сервируют фуршеты, и в каждый большой заказ добавляют как мясо, рыбу, птицу, так и овощи, фрукты, безглютеновую выпечку.
А вот составление индивидуальных карт питания сотрудников встречается редко. В основном, компании открывают столовую на территории организации и компенсируют расходы сотрудников на еду в определенных точках.
В нашем офисе на каждом этаже есть кухонная зона со всем необходимым, а еще мы устраиваем регулярные дегустации из меню наших партнеров-ресторанов.
- Во-первых, это делается в рабочих целях, чтобы проверять качество еды и доставки всех партнеров, рекомендовать нашим клиентам то, в чем уверены сами.
- Во-вторых, для поддержания командного духа: такие совместные дегустации — отличный способ пообщаться, обсудить вопросы, в том числе и рабочие.
Комфортный офис — экологичный офис
Мода на устойчивость поможет вам не только стать более экологичными и ответственно относиться к своему бизнесу и потреблению, но и повысить эффективность работы сотрудников, а заодно снизить некоторые финансовые издержки.
Также можно установить ограничение на использование пластиковых стаканчиков у кулера либо попросить всех сотрудников принести чашку из дома и использовать ее.
Не включайте свет, когда на улице светло, не «гоняйте» просто так вентилятор и систему климат-контроля, проветривайте помещение вместо того, чтобы включать кондиционер.
Объясните сотрудникам, почему не стоит включать чайник несколько раз подряд, а Wi-Fi и электричество нужно отключать перед уходом.
Будьте экономными там, где это возможно. Мы в офисе используем общие принтеры — по одному на этаж. Печатаем на черновиках, если это не принципиально, чтобы не расходовать бумагу бездумно. Все сотрудники пьют из своих кружек и стараются зря не включать свет.
Что касается раздельного сбора мусора, если ваша компания занимает не все здание целиком, а делит его с другими, это будет зависеть от инфраструктуры в самом бизнес-центре.
Мы работаем с производителями упаковки, которые используют перерабатываемые материалы и готовы собирать ее после использования, и рекомендуем этих производителей партнерам-ресторанам.
Но нужно понимать, что мы маркетплейс, то есть эта часть процесса пока лежит на плечах ресторанов и финальное решение по тому, какую упаковку использовать и как ее утилизировать, принимают они. Но мы планируем дальше развивать это направление. Также ведем работу в направлении фудшеринга.
Располагайте офис стратегически
В офисе важно все: не только организация, внутренний распорядок, кейтеринг, но и расположение и безопасность.
Продумайте, в каком районе разместить офис. Лучшим вариантом станет помещение недалеко от метро, не на последнем этаже высотного здания, в оживленном районе, где есть кафе, бары, магазины, — тогда вам не придется каждый раз заказывать доставку канцтоваров и будет куда сходить с коллегами после работы.
Также важно обратить внимание на зашумленность района. Офис, выходящий окнами на транспортную магистраль, вряд ли будет способствовать эффективной работе. А если учесть вентиляцию помещений, шум с улицы вынудит вас сидеть взаперти.
Наш офис находится в пяти минутах ходьбы от кольцевой станции метро, рядом есть все необходимое — аптеки, магазины, рестораны, а с нашей веранды открывается отличный вид на центр города.
Несмотря на близость к Садовому кольцу, у нас очень хорошая звукоизоляция. К тому же есть окна, выходящие в тихий двор, то есть проветрить помещение тоже можно всегда, хотя и кондиционеры есть на случай необходимости.
Как достичь максимума
- Располагать сотрудников по зонам в зависимости от рода их занятия, делать в офисе помещения для общего обсуждения и комнаты-фонбоксы, где можно уединиться для телефонного разговора. Разрешать сотрудникам пересаживаться и менять место в соответствии с их текущей задачей.
- Делать в офисе зону отдыха, где можно отвлечься от работы. Также предусмотреть зону для проведения корпоративных мероприятий и нетворкинга.
- Позаботиться об офисном питании и обеспечить здоровый рацион для корпоративов и рабочих встреч, проведения массовых мероприятий с коллегами и клиентами.
- Сделать офисное пространство максимально уютным и экологичным: сортировать мусор, не расходовать попусту энергию, бумагу и использовать офисную технику совместно.
- Продумать грамотное расположение офиса: вблизи от спортзалов, ресторанов и культурных центров, чтобы сотрудники могли совмещать работу и досуг.